Binnen 15 minuten operationeel, GEEN kleine lettertjes.

Geen enkele klant neemt graag contact op met de klantenservice van een bedrijf, dus een snel en goed contact is dan erg gewenst. Klantenservice-teams moeten erg toegankelijk zijn en zichzelf zo presenteren dat elke klant een positieve ervaring krijgt.
Niet alleen het eerste contact tussen klant en bedrijf is cruciaal, maar een voortdurende positief klantcontact / klantenservice is minstens net zo belangrijk voor de klant.

Samenhang tussen verschillende reacties zijn essentieel, klanten moeten op dezelfde vragen hetzelfde eenduidige antwoord krijgen. Een inconsistente klantenservice ontstaat vaak als gevolg door het gebruik van verouderde systemen. Deze systemen tonen niet de samenhang van de verschillende contactmomenten en bieden niet de juiste functies zoals toewijzen, notities en één uniforme view.

Hieronder de drie grootste fouten die klantenserviceteams maken en daarbij een oplossing.

1. Procedures zijn te veel geautomatiseerd

Automatiseren van alles wat er gedaan moet worden lijkt misschien een geweldig idee, maar dit kan voor het klant-ondersteuningsproces erg schadelijk zijn. Klanten willen menselijke interactie en contact hebben met iemand die zich kan inleven in hun problemen. Dit is een veelvoorkomend probleem bij het gebruik van een standaard ticket systeem. Een nummer of referentie toegewezen krijgen, is vernederend en ronduit deprimerend. Als klant wil je met je naam worden aangesproken en niet telkens je vraag of probleem moeten herhalen. Een geweldige manier om dit probleem op te lossen, is door de gedeelde mailbox-tool van MailFlowr te gebruiken. Binnen MailFlowr kun je bepaalde gebieden automatiseren, maar toch persoonlijk blijven. Dit maakt voor zowel de medewerkers als de klant het leven een stuk fijner.

2. De klant te lang laten wachten

Het maakt niet uit hoe druk je het hebt; alle verzoeken van klanten moeten serieus genomen worden én snel behandeld worden. Zelfs als er honderden of duizenden klachten, vragen of verzoeken binnenkomen, is het de taak van een klantenserviceteam om ervoor te zorgen dat de klant blij is. Elke zaak moet worden opgelost of worden afgehandeld. Het samenwerkingsplatform van MailFlowr bevat vele tools voor o.a. prioriteit en toewijzing. Hierdoor kun je ervoor zorgen dat een verzoek tijdig door je team wordt opgemerkt en wordt behandeld. Elk ondersteuningsverzoek kan direct naar de juiste afdeling of persoon gezet worden, of het nu gaat om verkoop, technische ondersteuning of facturering.

3. Ondersteuning loopt via meerdere systemen.

Elke toegewijde bedrijfseigenaar zal zijn klanten zo goed mogelijk willen ondersteunen. Soms zijn er meerdere ondersteuningssystemen, met verschillende software wordt er gebruikt gemaakt van emailondersteuning, live-chat en een ticketsysteem. Door de bomen zie je het bos niet meer en verzoeken van klanten blijven liggen. We raden aan om deze kanalen samen te brengen, zodat je binnen enkele seconden weet waar de ondersteuningsverzoeken vandaan komen, in plaats van handmatig tussen de ondersteuningssystemen te schakelen. Mailflowr brengt dit allemaal samen in één gebruiksvriendelijk platform, waar je een gedeelde inbox, livechat, taken, een krachtige CRM-tool en ons nieuwe e-mailmarketingplatform kunt gebruiken. Hierdoor mis je geen mail meer!