INBOX ZERO

INBOX ZERO

Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox, wie wil dat niet? Met een mailbox ingericht volgens de methode INBOX ZERO kom je een heel eind!

Basis regels INBOX ZERO:

1. Inbox bevat alleen ongelezen email
2. Inbox heeft geen leesvenster en geen groeperingen op datum
3. Inbox is eenmaal per dag leeg
4. Een email bekijken betekent een besluit nemen en direct verwerken of organiseren
5. De lijst van emails in je inbox is maximaal 1 scherm lang (afhankelijk van je schermgrootte tussen de 30 en 40 e-mails) zodat je nooit hoeft te scrollen

Stappenplan INBOX ZERO:

1. Maak vier mappen aan onder je Inbox

- Actie
- Wachten op
- Later
- Archief
Alle e-mails moeten in deze vier mappen worden bewaard, zodat de inbox leeg blijft.

2. Pas outlook aan

Leesvenster en sortering UIT
Door het leesvenster en de sortering uit te zetten heb je binnen de INBOX een mooi platte lijst van ongelezen mails. Zo kun je er zo veel mogelijk zien op 1 scherm zonder te scrollen.
Meldingen UIT
Laat je niet elke keer storen in je werk door alle e-mail meldingen. Bij elke mail krijg je ongeveer 3 meldingen (Telefoon, tablet, PC). Bij 40 mails per dag komt dit neer op 120 meldingen.

3. Verwerk je mail direct

De essentie van INBOX ZERO is het direct verwerken van e-mails. Wanneer je met je inbox aan de slag gaat dan doe je niets meer dan e-mails direct verwerken of verplaatsen naar één van de mappen. Dit resulteert in een lege inbox met alle acties duidelijk onder elkaar in één map.
De basisregels:
– Verwijder of archiveer eerst e-mails waar geen actie op genomen hoeft te worden.
– Verwerk e-mails met een actie direct als deze binnen twee minuten afgehandeld kunnen worden.
– E-mails die een actie verwachten met een doorlooptijd langer dan twee minuten verplaats je naar de ‘Actie’ map.
– E-mails de een actie verwachten, die beter door iemand anders gedaan kunnen worden, kun je direct delegeren. Deze e-mails verplaats je naar de ‘Wachten op’ map.
– Een interessante e-mail zonder actie, maar wel met veel tekst, verplaats je naar het mapje ‘Later”. Dit zijn e-mails die je op weg naar huis, in de trein of op maandag ochtend bij de eerste kop koffie doorleest.

4. Bepaal bewust wanneer je 'actie' e-mail oppakt

Plan een aantal momenten op de dag wanneer je met de e-mails in de 'actie' map aan de slag gaat. Op deze momenten doe je niets anders dan gericht de acties afwerken. Door deze nieuwe werkwijze continue toe te passen, wordt het werken met INBOX ZERO routine en hoef je geen vaste momenten meer te prikken.

Verwerk e-mail gedurende de hele dag en werk een paar keer per dag aan de ‘actie’ map. Bekijk de ‘Wachten Op’ map één a twee keer per week voor het beste resultaat

5. Verzonden e-mails met acties voor anderen

We ontvangen niet alleen veel e-mails, maar we versturen er evenveel, of zelfs meer. De e-mails waarin een actie zit voor iemand anders, verplaats je naar de map ‘Wachten Op’.
Deze map bekijk je dan één a twee keer per week. Verwachte reacties op opgevolgde e-mails blijven op deze manier onder de aandacht. Acties die je delegeert komen nu nooit meer tussen wal en schip en houd je op de radar totdat deze zijn opgepakt.

Wil je ook INBOX ZERO voor team mailboxen, probeer dan MailFlowr. MailFlowr kan de structuur bieden waarmee jouw team consistent betere service kan verlenen en er minder fouten worden gemaakt.

Probeer MailFlower nu 30 dagen.


Vul onderstaande gegevens in voor een gratis demo versie: