Workflows

Binnen MailFlowr heb je de mogelijkheid om e-mail te stroomlijnen d.m.v. workflows. Denk hierbij aan het automatisch toewijzen of labelen van een gesprek op basis van bepaalde voorwaarden.
Workflows maak je aan per mailbox, ze zijn gemakkelijk te kopiëren naar een andere mailbox.

Om een workflow aan te maken / bewerken of te kopiëren klik je mailboxen(1), vervolgens op instellingen van de betreffende mailbox(2) en daarna op workflows(3).

Je komt dan in het workflow overzicht van de mailbox.

Workflow aanmaken

Een workflow maak je aan per mailbox (kopiëren naar andere mailbox kan ook zie hoofdstuk workflow kopiëren).
Om een workflow aan te maken ga je naar het workflow overzicht van de mailbox en klik je op maak een nieuwe workflow(1).

Er wordt een scherm geopend waar je de workflow aan kunt maken
1. Geef de workflow een naam
2. Selecteer of je de workflow uit wilt voeren:
— 2a. Klanten (standaard)
— 2b. MailFlowr gebruikers
— 2c. Tijd dat de mail wacht op antwoord (erg handig voor SLA’s)
3. Geef de voorwaarde op waar de workflow aan moet voldoen
— Denk hierbij aan bijvoorbeeld afzender, SLA of klant label
4. Bepaal de actie die door de workflow uitgevoerd moet worden
— Denk hierbij aan toewijzen aan een gebruiker, label toewijzen of verplaatsen naar een map

Vergeet niet op bijwerken te klikken om de workflow aan te maken

Workflow kopiëren naar ander mailbox

Om een workflow te kopiëren naar een andere mailbox ga je naar het workflow overzicht van de mailbox.
Vervolgens selecteer je de workflow(1), selecteer je de mailbox waar de workflow naartoe gekopieerd moet worden(2) en klik je op kopiëren naar mailbox(3).
De workflow is dan gekopieerd naar de geselecteerde workflow.

Workflow bewerken

Om een workflow te bewerken ga je naar het workflow overzicht van de mailbox en klik je op workflow die je aan wilt passen (1).
De workflow wordt dan geopend en je kunt aanpassingen doen.

Workflow volgorde aanpassen

De workflows worden van boven naar beden uitgevoerd. ALLE workflows worden doorlopen, er wordt niet gestop als er één is toegepast.
Om de volgorde te wijzigen klik je op het icoon(1) en kun je de workflow verplaatsen. De volgorde wordt dan aangepast.

Workflow inschakelen / uitschakelen

Om een workflow uit en in te schakelen klik je eenvoudig op het vinkje achter de workflow.
= de workflow is uitgeschakeld
= de workflow is ingeschakeld en actief

Workflow verwijderen

Om een workflow te verwijderen klik je op het prullenbakje achter de workflow (1)

Er verschijnt een waarschuwing, klik op workflow verwijderen(1) om de workflow definitief te verwijderen.