Goedkeuring vragen voor verzending

Soms kan het handig zijn om voor bepaalde gebruikers altijd goedkeuring te laten vragen voordat een mail de deur uit gaat. Op deze manier weet je zeker dat er 4 ogen naar de mail gekeken hebben en zo voorkom je fouten.

Inschakelen goedkeuring

Goedkeuring schakel je in per MailFlowr gebruiker en je kunt vervolgens aangeven wie de mail mag goedkeuren.
Om dit in te schakelen klik je (als beheerder) op jouw initialen / foto rechtsboven(1) en vervolgens op MailFlowr gebruikers(2).

Vervolgens klik je op de naam waarvoor je de goedkeuring wilt inschakelen(1)

Vervolgens ga je naar het tabblad toegangscontrole(1) en schakel je het goedkeuringsproces in voor de gebruiker(2).
Bij selecteer gebruiker kun je aangeven wie de mail mag goedkeuren(3). Dit mogen meerdere MailFlowr gebruikers zijn.

Om goedkeuring vragen

Als de MailFlowr gebruiker waarvoor het goedkeuringsproces (approval for sending) is ingeschakeld een mail wil opstellen en versturen verschijnt er een vraag goedkeuring(1) knop in plaats van bericht versturen (wat er normaal staat).
De MailFlowr gebruiker kan dus een hele mail voorbereiden en op vraag goedkeuring(1) klikken.
De mail komt dan in concepten van één van de MailFlowr gebruikers die je hebt aangewezen als personen die berichten goed mogen keuren.

Goedkeuring geven / weigeren

Als de MailFlowr gebruiker die goedkeuring moet vragen voor verzending een mail heeft opgesteld en op vraag goedkeuring(1) heeft geklikt komt deze in de concepten map(1) van de personen die de mails goed mogen keuren.
Om een mail goed te keuren of te bekijken klik je op de betreffende mail(2) in de concepten map(1)

Als je het concept dat om goedkeuring vraagt opent, heb je een aantal opties:
1. Nog aanpassingen doen in de mail (1)
2. Het concept bericht afwijzen(2), het gaat dan terug naar de opsteller van het bericht
3. Het bericht verzenden omdat het akkoord is(3)

Concept weigeren

Kies je voor concept weigeren(2), dan heb je de mogelijkheid om op te geven waarom je het bericht weigert, dit ziet dan de opsteller van de mail ook.
geef dan een reden op en kies voor concept weigeren(1)

Concept verzenden

Als je het concept goed vindt en je wilt het verzenden, dan kies je voor Ziet er goed uit. Nu verzenden(3). Het bericht wordt dan definitief verzonden.