valkuilen gebruik outlook

Kan een gedeelde mailbox teamwork en de productiviteit schaden?



Veel teams komen onderstaande gedeelde e-mailproblemen tegen zonder het te beseffen. Komen deze problemen jou ook bekend voor?

1. Email voor iedereen
Het gaat als volgt: je hebt meerdere collega's die zich elke dag aanmelden bij dezelfde gedeelde mailbox. Niemand weet wie op een specifieke e-mail reageert en welke berichten de hoogste prioriteit hebben. Het resultaat: chaos in de mailbox!
Deze aanpak kan leiden tot de grootste problemen. Meestal is dit het stadium dat teams beseffen: “Hé, we hebben hier echt een probleem."
Problemen bij deze aanpak:
  • Dubbele antwoorden: Omdat er geen manier is om bij te houden wie een handeling uitvoert, kan het zo zijn dat twee collega's tegelijkertijd op hetzelfde bericht reageren. En wat nu als ze tegenstrijdige reacties geven? Nou, dat is nogal beschamend!
  • Gemiste berichten: Rik denkt dat Truus reageert op de mail, Truus denkt dat Rik reageert op de mail. Ondertussen wordt die urgente e-mail van de klant niet beantwoord.
  • Lagere productiviteit en frustraties: schakelen tussen e-mailaccounts, zoeken naar gemiste berichten en constant moeten vragen: "Hé, heeft iemand dit al in behandeling?". Dit is niet goed voor de efficiëntie, maar het is ook echt frustrerend voor het hele team.

2. De doorstuur mentaliteit
"Weet je, ik wou dat ik meer e-mails kreeg." Dat zegt nou nooit eens iemand :-).
Om toch op de hoogte te blijven van alle e-mailactiviteiten, stellen sommige teams regels in voor het automatisch doorsturen van berichten vanuit een gedeelde inbox naar een individuele mailbox. Collega's CC-en of BCC-en manueel hun teamgenoten om iedereen op de hoogte te houden. Deze methode houdt mensen op de hoogte, maar het kost overbodig veel tijd en daarmee ook geld.
Problemen bij deze aanpak:
  • Overvolle inboxen: iedereen eindigt met mailbox vol lange discussies en niet relevante forwards, CC's of "allen beantwoorden". mailboxen lopen vol, stressniveau stijgt, collega's lachen minder :-(.
  • Geen coördinatie: het is nog steeds niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor een specifieke e-mail die in een gedeelde inbox binnenkomt. Dat betekent dat berichten worden gemist en er soms dubbel antwoord wordt gegeven.

3. Mailbox Goochelarij
Houd je van complexe regels? Of uren spenderen aan het bouwen van mappenhiërarchieën en automatische labelsystemen? Wij niet ;-)
Sommige teams nemen hun toevlucht tot het "Goochelen" met hun Gmail- of Microsoft Outlook-accounts, zodat ze beter kunnen bijhouden welke berichten in en uit hun gedeelde inbox stromen. Technisch gezien kan het werken. De meest populaire e-mailclients geven je tools zoals labels en autofilters waarmee je enige controle kunt uitoefenen over een rommelige gedeelde inbox.
Problemen bij deze aanpak:
  • Moeilijk instelbaar: het is niet gemakkelijk om alles in te stellen: zelfs als je alles goed instelt, kom je nog steeds onderstaande valkuilen tegen:
  • Veel mailverkeer: je moet veel e-mails heen en weer sturen als je een email of een conceptantwoord wilt bespreken. Dat zijn veel e-mails óver e-mails :-)
  • Het is rommelig en inefficiënt: stapels mappen en kleurcodering kunnen zelfs de meest technisch onderlegde mensen in uw team verwarren. Om nog maar te zwijgen over nieuwe collega's die ook in deze (rommelige) omgeving terecht komen. Bovendien duurt het lang voordat deze systemen zijn ingesteld.

Als jouw team één van deze drie problemen hierboven tegenkomt, dan is het de hoogste tijd voor een gedeelde inbox tool. Met een paar eenvoudige functies kan MailFlowr jouw team helpen om de email weer op orde te krijgen.

MailFlowr is te gebruiken voor:
  • TOEWIJZEN van nieuwe e-mails aan teamgenoten
  • BESPREKEN van reacties met uw team
  • ANTWOORDEN sturen met de juiste informatie
  • VOLGEN wie elk bericht afhandelt
Het eindresultaat: De klant is blij, omdat deze, waarschijnlijk eerder dan verwacht, een reactie kreeg.
Het team is blij, omdat samenwerken zo eenvoudig en frustratieloos is.
De organisatie is blij, omdat er geen belangrijke berichten worden gemist.

Dit is slechts één scenario waarin MailFlowr drukke teams kan ondersteunen.

Als je wilt ontsnappen aan de problemen van een gedeelde mailbox, probeer MailFlowr dan 30 dagen.

Vraag nu gratis demo versie aan

Het zal niet lang duren voordat je inziet hoe deze (eenvoudige) tool jouw team kan helpen om beter samen te werken.

Vul onderstaande gegevens in voor een gratis demo versie:

MailFlowr by IT-solved
E-mail : verkoop@mailflowr.nl
Telefoon: 0546-232086

AVG compliant