thuiswerken gedeelde mailbox

Efficiënt thuiswerken in een gedeelde mailbox?



Net als veel andere bedrijven ben jij samen met jouw team waarschijnlijk in de wereld van fulltime werken op afstand beland.
Nu iedereen thuis aan het werk is, wordt het beheren van gedeelde mailboxen zoals info@, verkoop@ of support@ ongetwijfeld extra moeilijk.
Je hebt waarschijnlijk veel mails moeten doorsturen, dubbele antwoorden naar dezelfde klant gestuurd en je bent vergeten een klant te antwoorden, omdat je niet wist welke collega met welke e-mail bezig was.

Komen bovenstaande voorbeelden jou bekend voor? Dan is het verstandig een oplossing te overwegen voor gedeelde mailboxen.

Een solide gedeelde mailbox tool zoals bijvoorbeeld MailFlowr kan de productiviteit van het team verhogen, vertrouwen en verantwoordelijkheid binnen het team opbouwen en ervoor zorgen dat klanten altijd het juiste antwoord krijgen, zelfs wanneer teamleden vanuit huis werken.

3 uitdagingen van teams die thuiswerken met een gedeelde mailbox


1. Communicatie
Zonder persoonlijke contact of de gesprekken die in de wandelgangen plaatsvinden, is het voor teamleden moeilijk om in contact te blijven.
Dit geldt vooral bij het beantwoorden van e-mails van klanten. In Gmail of Office 365 is het moeilijk om te weten wie een reactie afhandelt, waardoor je team elkaar CC's moet sturen of een gesprek moet beginnen in een andere tool zoals Microsoft Teams. Dit is niet alleen inefficiënt, maar het kan ook leiden tot ernstige problemen in de afstemming met elkaar, die kunnen uitmonden in slechte klantervaringen.

2. Vertrouwen
Teams op die op afstand werken moeten een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid creëren die het vertrouwen in elkaar bevordert.
Als de info@, verkoop@ of support@ mailbox in Gmail of Office 365 staat, kan jouw team niet zien wie er een antwoord heeft gestuurd, wie welke mail in behandeling heeft en hoe snel het team op klanten reageert.
De eerste stap naar betere samenwerking is het creëren van een werkomgeving waarin alle acties zichtbaar zijn en realtime worden gevolgd. Op deze manier creer je transparantie en vertrouwen binnen het team.

3. Overzicht
Je wilt dat jouw thuiswerkende team gefocust is op wat het belangrijkst is en het juiste overzicht heeft. Een gedeeld e-mailadres in Gmail of Office 365 zit vol onsamenhangende mail gesprekken FWD's en CC's. Doordat gesprekken niet geordend zijn op klant en je niet weet wie met welke mail bezig is ben je veel tijd kwijt met het uitzoeken hiervan.

Vul onderstaande gegevens in voor een gratis demo versie:

MailFlowr by IT-solved
E-mail : verkoop@mailflowr.nl
Telefoon: 06-42427266

AVG compliant