valkuilen gebruik outlook

Wel of geen e-mail autoresponder (automatisch antwoord)?

Stel je voor, je wilt je huis verkopen en bent op zoek naar een geschikte makelaar.

Je mailt een 6-tal makelaars waar je de woning eventueel in de verkoop wilt zetten of je vult het contactformulier op de website.

Van 2-tal makelaars ontvang je direct een beleefde en vriendelijke automatische reactie. Ook geven ze je in de mail aan dat ze zo snel mogelijk contact met jou opnemen inclusief contactpersoon en een link met nuttige informatie.

De andere 4 makelaars? Complete radiostilte, geen bevestiging dat de mail goed is ontvangen, geen contactpersoon, niets.
De kans is groot dat je eerder zaken doet met het bedrijf dat direct een antwoord op de mail geeft. Het bedrijf dat eerst een automatisch antwoord geeft en later een gepersonaliseerde e-mail stuurt van een kantoor medewerker, komt professioneler over.

Automatische reacties kunnen een perfecte manier zijn om klanten te verzekeren dat hun e-mail is ontvangen en dat het bedrijf zo snel mogelijk contact met jou opneemt. Als ze slecht worden geïmplementeerd, kunnen ze meer kwaad dan goed doen.

Waarom moet je een automatisch antwoord instellen?

Automatisch antwoorden verzekeren klanten dat hun e-mail is ontvangen.
Het grootste voordeel van het instellen van een automatisch antwoord is dat het de klanten een duidelijk signaal geeft dat je hun e-mail hebt ontvangen en dat je contact met hen opneemt.

Ze maken het gemakkelijker om een ​​snelle reactie te geven

Het kan de algehele tijdsdruk verminderen, het geeft je meer tijd om te reageren op vragen zodra ze binnenkomen.
Je hebt het eerste antwoord gestuurd, de klant gerustgesteld dat de e-mail in goede handen is en meer tijd gecreëerd voor het opvolgen van de mail.
Let op! Een automatisch antwoord neemt niet de plaats in van een persoonlijk antwoord van een medewerker in jouw bedrijf!

Ze verminderen dubbele e-mails van de klant

Als de klant het bedrijf een e-mail stuurt en niet meteen een antwoord krijgt, wat gaan ze dan doen? Juist! Ze gaan opnieuw e-mailen, opnieuw het webformulier invullen of ze gaan bellen of de mail wel ontvangen is. Dit zorgt er voor dat mails dubbel binnenkomen of er vaker gebeld wordt, je bent dus meer tijd kwijt met het behandelen van mails.

Moet je altijd een automatisch antwoord hebben?

Als het goed wordt ingevoerd, dan is een automatisch antwoord altijd een goed idee. Als een automatisch antwoord koud en onpersoonlijk is, dan geeft het de klant het gevoel dat ze een nummer zijn, één van de massa. Dit soort automatisch antwoorden kun je beter uitschakelen.
Een automatisch antwoord die te onpersoonlijk aanvoelt, kan ervoor zorgen dat klanten zich nog minder verzorgd voelen. Dan is het beter om af te wachten en direct te reageren met een gepersonaliseerde e-mail.

Als jouw e-mailvolume vrij laag is en je reageert vrij snel op e-mails (binnen 30 minuten), dan is een automatisch antwoord misschien niet nodig. Misschien wil je dan alleen een automatisch antwoord voor specifieke soorten vragen die aan bepaalde criteria voldoen?

Automatisch antwoorden zijn een geweldig hulpmiddel voor bijna alle situaties, maar het is beter om er helemaal geen te hebben dan een slecht geïmplementeerde.

Hieronder de zaken om in gedachten te houden wanneer je een automatisch antwoord instelt:
Als jouw automatisch antwoord te onpersoonlijk is en klinkt als een robot, schakel deze dan uit
Bij een goede automatische reactie voelt de klant zich gehoord en verzorgd. Als het te onpersoonlijk aanvoelt, kun je waarschijnlijk beter helemaal geen automatische reactie sturen. Maak daarom jouw automatische antwoord oprecht, warm en menselijk.
Ze moeten voelen als een reactie van een echte persoon. Als het goed wordt ingericht, zijn automatisch antwoorden op maat en specifiek genoeg om de persoon het gevoel te geven dat ze communiceren met een medewerker van het bedrijf of team.
Ze laten de klant weten dat er voor hun probleem gezorgd gaat worden en dat hun vraag beantwoord wordt.
Het belangrijkste is dat ze zich gehoord voelen!

Laat het niet de enige reactie zijn
De automatische reactie mag niet de vervanger zijn van een snelle reactie van het bedrijf. De grootste fout die je kunt maken met een automatisch antwoord, is het te zien als een vervanging voor een snelle, gepersonaliseerde reactie. Het zou de klant gemoedsrust moeten geven dat je hun boodschap hebt gekregen, en geeft tijd om op een gepersonaliseerde, gedetailleerde manier te reageren.
Het is geen echte reactie en moet niet als zodanig worden behandeld.

Maak geen beloftes die je niet waar kunt maken
Binnen hoeveel tijd reageer je met een gepersonaliseerde e-mail? Binnen 4 uur? Als je niet in staat bent binnen 4 uur te antwoorden, zeg dit dan ook niet in de automatische reactie, maak geen beloften die je niet waar kunt maken! Het is prima om het automatische antwoord algemeen te houden.

Op maat gemaakte reactie?
Binnen MailFlowr kun je meerdere op maat gemaakte reacties instellen afhankelijk van hoe de klant contact heeft opgenomen, dit kan hebben plaatsgevonden via de website, via info@ of via een platform van een derde partij.
Met MailFlowr kun je automatische antwoorden instellen, afhankelijk van hoe er contact is opgenomen, verschillende automatisch antwoorden, denk hierbij aan:
Via een online formulier
Via info@ of support@
Mails via platforms van derden
Op basis van de onderwerpregel, ontvanger, enzovoort

Wanneer je Gmail, Outlook of een andere e-mailprovider gebruikt zonder dat MailFlowr is toegevoegd, kun je mogelijk maar één automatisch antwoord tegelijk inschakelen.

Om de automatische reacties zoveel mogelijk aan te kunnen passen, zou je kunnen overwegen MailFlowr te proberen.

Probeer MailFlowr 30 dagen.
Vraag nu gratis demo versie aan

Vul onderstaande gegevens in voor een gratis demo versie:

MailFlowr by IT-solved
Mailflowr verkoop@mailflowr.nl
Mailflowr 0546-232086 of 06-42427266
Mailflowr Stel vraag via WhatsApp

AVG compliant