OUTLOOK / GMAIL


Vijf redenen waarom Outlook of Gmail niet meer voldoet voor je groeiende bedrijf

Yes! Je bedrijf groeit gestaagd, steeds meer klanten.
De opdrachten en bestellingen stromen binnen, net zoals de bijbehorende e-mails.
Je medewerkers doen hun uiterste best om geen enkele kans op een nieuwe klant te missen, maar helaas wordt er wel eens een e-mail gemist.
Er blijkt altijd een klant te zijn wiens e-mail toch er tussenuit geglipt is 🙁.

Komt je dit bekend voor? Dan is het tijd om je huidige, standaard e-mailsysteem eens onder de loep te nemen en andere mogelijkheden te gaan bekijken voor je groeiende bedrijf.

Om eerlijk te zijn; Gmail en Outlook.com zijn geweldig: ze zijn gratis, gemakkelijk en vertrouwd.
Maar kun je ze als succesvol ondernemer blijven gebruiken? Als je één van de volgende vijf punten herkend, dan wordt het tijd om over te stappen.

# 1 | je stuurt meerdere antwoorden op één vraag.

In een standaard inbox voor e-mail kan de ene gebruiker niet weten wat de ander doet.
Met vaak het gevolg dat verschillende teamleden tegelijkertijd op dezelfde e-mail antwoorden, waarbij elke klant een (iets) ander antwoord krijgt.
Of, erger nog, niemand reageert op een e-mail omdat iedereen ervan uitgaat dat iemand anders er al mee bezig is.
Verwarde klanten zijn geen tevreden klanten.Ongeorganiseerde bedrijven zijn over het algemeen niet succesvol op de lange termijn.

Duidelijkheid en structuur is erg belangrijk in een organisatie.

# 2 | De mappenstructuur voldoet niet.

Je hebt in de gezamenlijke mailbox zorgvuldig nagedacht over een mappenstructuur, je personeel heb je dit briljante systeem haarfijn uitgelegd.
Iedereen zou zijn of haar verzonden e-mails naar deze map moeten slepen en openstaande vragen moeten in die andere map worden geplaatst.
Klinkt makkelijk toch? Toch blijkt dat het handmatig toewijzen van e-mails aan specifieke mappen problemen geeft.
Wordt een e-mail in de verkeerde map gezet, dan verdwijnen hele gesprekken, meestal zijn het nét die gesprekken die je later weer nodig blijkt te hebben. Voor je het weet is het overzicht verdwenen.

Een slechte mappenstructuur leidt tot trage responstijden, ontevreden klanten en gefrustreerde teamleden. Je moet in één oogopslag kunnen zien welke klanten nog op antwoord wachten.

# 3 | Prioriteiten niet te bepalen, niet duidelijk welke e-mail eerst behandeld moet worden.

Sommige vragen zijn urgenter dan andere. Als je een lopend gesprek hebt met een boze klant, is NU antwoorden van het grootste belang, zelfs als je een 24-uurs responsbeleid hanteert.
Maar als je personeel de e-mails chronologisch beantwoordt, hoe kunnen ze dan zien dat één klant al zes e-mails over hetzelfde onderwerp eerder heeft gestuurd? Als er geen prioriteit is bij het antwoorden op e-mails, dan verlies je belangrijke klanten.

Zie direct de status van elke klantvraag, zo weet je welke vraag de onmiddellijke aandacht vereist.

# 4 | Je kunt geen (klant)informatie vinden wanneer je deze echt nodig hebt.

Met een simpele inbox kun je niet gemakkelijk eerdere correspondentie met je klanten doorzoeken. Wat is de status van de relatie, wat heb je eerder al toegezegd.
Misschien heb je een korting beloofd bij de volgende aankoop. Of misschien belt deze specifieke klant al voor de derde keer en moet je nu echt handelen als je deze klant niet wilt verliezen.
Als je niet meer weet of de klant eerder een vraag heeft gesteld, kun je bluffen, maar dan zal het niet lang meer duren voordat de klanten naar een concurrent gaan.
Klanten krijgen het gevoel dat ze er niet toe doen als je steeds vergeet wie ze zijn en niet meer weet waarover je het al eerder gehad hebt.

Ken de achtergrond en de geschiedenis van je klanten.

# 5 | Je maakt je zorgen over de groei van je bedrijf, stress door teveel berichten.

De constante toestroom van e-mails, telefoontjes, chatgesprekken en posts op sociale media kan een stressvolle taak zijn. Maar dat is geen excuus voor je klanten, het maakt hen niet uit hoeveel andere klanten ook nog op een antwoord wachten.
Het enige wat ze willen is tenslotte een antwoord op hun vraag. Zorg dat de groei van je bedrijf de kwaliteit van de klantenservice niet laat afnemen.
Er is echt iets mis als u zich constant zorgen maakt over het op tijd afhandelen van verzoeken van klanten. Je klanten mogen niet lijden onder de groei van je bedrijf. En jijzelf uiteraard ook niet.

Een succesvol bedrijf gaat professioneel om met groei.

Komen bovenstaande punten je bekend voor? Dat is geweldig nieuws! Het betekent dat je klaar bent voor de volgende stap in de ontwikkeling van je bedrijf.

Het groeiproces is een geweldige kans om je klantenondersteuning een geweldige boost te geven. Outlook of Gmail doen het gewoon niet meer. Het is tijd om door te gaan naar een aangewezen klantenservice platform.

Misschien wil je MailFlowr eens proberen. Gebruikers van MailFlowr hebben het gevoel dat ze weer de touwtjes in handen hadden. Hun klantenservice-medewerkers reageren nu beter en sneller dan ooit op hun klanten. Start nu een gratis proefperiode.

Probeer MailFlower nu 30 dagen.


Vul onderstaande gegevens in voor een gratis demo versie: