valkuilen gebruik outlook

De 8 VALKUILEN bij het gebruik van Outlook voor algemene mailboxen



Veel organisaties maken gebruik van Outlook / Office365 voor het werken met gedeelde mailboxen. In het begin lijkt dit redelijk te werken, maar na verloop van tijd kom je er achter dat Outlook niet gemaakt is voor het werken met algemene, gedeelde mailboxen. Hieronder vind je de 8 meest voorkomende valkuilen:

1. Mail blijft onbeantwoord: Door een gebrek aan eigenaarschap kan het voorkomen dat er niet tijdig of zelfs helemaal niet gereageerd wordt op een mail van (potentiële) klanten / cliënten.
2. Dubbele antwoorden: Omdat Outlook geen botsing detectie kent, kunnen 2 medewerkers tegelijk een reactie sturen op een mail. Dit resulteert in dubbele reacties naar (potentiële) klanten / cliënten.
3. Mails raken spoorloos: Vaak wordt er gewerkt in Outlook met vlaggetjes en mapjes om bepaalde statussen aan te geven. Het risico is erg groot dat een mail in de verkeerde map komt of dat het vlaggetje per ongeluk verwijderd wordt (door een simpele muis klik).
4. Gebrek aan overzicht: Binnen Outlook is er geen mogelijkheid om een mail toe te wijzen aan een collega. Het is dus niet in één oogopslag duidelijk wie er bezig is met een bepaalde e-mail (eigenaarschap is niet duidelijk).
5. Risico op miscommunicatie: Heb je ooit een e-mailbericht ontvangen dat duidelijk niet voor jou bedoeld was? Outlook heeft geen duidelijke scheiding van interne notities en externe berichten.
6. Verwarring bij meerdere deelnemers aan een email: : Zodra aan een emailgesprek meer dan twee mensen deelnemen, worden zaken snel verwarrend. Wie wordt geacht op te volgen? Wacht de klant op iets? Wat is er de vorige keer gebeurd?
7. Geen historie te achterhalen: Outlook kan niet in één klik alle mail historie laten zien van een bepaald mail adres. Zou het niet enorm handig zijn om te zien of er al eerdere interactie is geweest en wie er mee bezig is geweest?
8. Geen reporting (weinig inzicht): Outlook kent geen reporting mogelijkheid (reactie tijden, aantal openstaande mais, aantal afgehandelde mails etc.). Dit geeft inzicht voor management en eventuele Service Level Agreements.

Je kunt een aantal van deze beperkingen omzeilen door workarounds te gebruiken (mappen, vlaggetjes, etc.), maar dat leidt tot een foutgevoelig systeem, dat uiteindelijk niet meer werkt.

Daarom is het beter om iets te gebruiken dat gebouwd is voor de taak. MailFlowr kan de structuur bieden waarmee jouw team consistent betere service kan verlenen en er minder fouten worden gemaakt.

Probeer MailFlower nu 30 dagen.
Vraag nu gratis demo versie aan

Vul onderstaande gegevens in voor een gratis demo versie:

MailFlowr by IT-solved
E-mail : verkoop@mailflowr.nl
Telefoon: 0546-232086

AVG compliant