problemen van teams die de productiviteit schaden

5 E-mail problemen van teams die de productiviteit schaden

Hieronder vind je vijf van de meest voorkomende e-mailproblemen waarmee teams te maken hebben:

1. Belangrijke e-mails glippen door de kieren

Voelt de gedeelde inbox van jouw bedrijf aan als een chaos of een zwart gat? Belangrijke e-mails lijken verloren te raken, over het hoofd te worden gezien, of zelfs per ongeluk te worden verwijderd.

Ondertussen worden klanten boos en worden hot leads koud terwijl het team probeert te achterhalen wat er mis is gegaan. Dit is een veel voorkomend probleem wanneer je meerdere gedeelde inboxen beheert of meerdere teamleden hebt die verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van inkomende e-mails. Het is gemakkelijk om te veronderstellen dat iemand anders een mail wel op pakt, of dat een belangrijk bericht verdwaalt raakt in de diverse conversaties en forwards.

Helaas kan een gebrek aan communicatie het vertrouwen van de klanten van het bedrijf enorm schaden.
Oplossing: wijs e-mails toe aan specifieke mensen in uw team.

Wanneer een e-mail binnenkomt wijs je deze gewoon toe aan een lid van uw team, of een teamlid wijst deze aan zichzelf toe. Ze krijgen eventueel een melding dat ze een e-mail toegewezen hebben gekregen, dus ze weten direct dat ze de e-mail moeten opvolgen.

Nu weet iedereen wie waarvoor verantwoordelijk is en krijgen de klanten altijd een reactie.

2. Dubbele antwoorden

Het is een veel voorkomend probleem: een teamlid beantwoordt een e-mailaanvraag, niet wetende dat een collega al op dat bericht heeft gereageerd. Erger nog, de reactie die een teamlid gegeven heeft is in tegenspraak met die van het eerste teamlid.

Dit is niet alleen verwarrend voor de klanten, maar het kan het bedrijf ook onprofessioneel doen lijken. Ook is het een verspilling van tijd. Eén van de teamleden had misschien ook iets wat anders kunnen doen, in plaats van te reageren op een e-mail die immers al was afgehandeld.
Oplossing: gebruik een app met botsingswaarschuwingen

Meerdere teamleden die op dezelfde e-mail reageren, zijn om een paar redenen een probleem.
1. Klanten krijgen dubbele (en soms tegenstrijdige) informatie.
2. Het team besteedt uw twee keer zoveel tijd aan iets, omdat twee teamleden een taak uitvoeren wat ook één teamlid had kunnen doen.

3. Inboxen vol met forwards en CC's

Het is niet ongewoon om een e-mail te bespreken voordat u een antwoord verstuurt. Dus, misschien CC-en medewerkers regelmatig het hele team om iedereen op de hoogte te houden, of ze sturen e-mails rond om input te krijgen over een e-maileen, of om de juiste persoon te vinden die antwoord kan geven op de e-mail conversatie.

Hoe dan ook, je eindigt met eindeloze (onnodige) conversaties over beplaalde e-mails. Dit zorgt er voor dat inboxen snel vol lopen, dit is een grote verspilling van (kostbare) tijd.
Oplossing: gebruik interne notities in plaats van forwards of CC's

Soms moet een e-mail worden besproken voordat deze een vervolg krijgt. Misschien moet je iemand binnen het team vragen voordat je korting geeft, of je wilt een collega informeren over de status van een bepaald e-mail voordat je deze doorzet.
Meestal betekent heel veel forwards, CC's en eindeloos heen en weer gemail. Dit zorgt voor een rommelig uw inbox en kan veel tijd kosten. Je loopt ook het risico om per ongeluk de klant in plaats van een collega te CC-en en informatie met de klant te delen die intern had moeten blijven.

Met een functie zoals Interne notities, kunt je iedereen binnen het team met toegang tot de inbox vermelden en een notitie bij een bepaalde e-mail achterlaten. Je kun de basis bespreken met een collega, vragen stellen en inzicht krijgen in een situatie voordat je een reactie verzendt. Dit alles zonder eindeloze e-mails heen en weer te sturen.

4. Langzame reactietijden en achterstanden in e-mail

Je doet er alles aan om snel op klanten te reageren, maar snelle responstijden vaststellen kan voor elk bedrijf een uitdaging zijn. Als gevolg hiervan heb je mogelijk een inbox die vol zit met ongelezen berichten en krijgen klanten niet de snelle service die ze verdienen.

Het is een probleem dat je graag wilt oplossen, maar zonder te weten hoeveel tijd jouw team aan e-mail besteedt, of wanneer uw e-mailvolume het hoogst is, is het bijna onmogelijk zijn om de efficiëntie te verbeteren.
Oplossing: besteed aandacht aan uw analyse van e-mailreacties

Hoe lang duurt het gemiddeld voor het team om op e-mails te reageren? Het is ideaal om de e-mailresponsietijden indien mogelijk tot minder dan een uur te krijgen. Als je niet weet wat de huidige response tijden zijn, hoe weet je dan wat je moet verbeteren? Weet je verder wanneer de drukste tijden van het team zijn of wanneer het e-mailvolume het hoogst is?

Het is moeilijk om te weten hoe je kunt verbeteren als je geen meetbare basis hebt. Daarom is het belangrijk om inzicht te hebben in wat er daadwerkelijk in de team inbox gebeurt. Dit om de responstijden en algehele efficiëntie te verbeteren.

Een team postvak IN dat analytische gegevens biedt, is van onschatbare waarde, mede omdat het inzicht geeft en op deze manier kunt bepalen waar de verbeteringen zitten

5. Routeren van e-mail kost veel tijd

In eerste instantie lijken het misschien kleine klusjes. Denk hierbij aan e-mails in mappen opslaan en e-mails doorsturen naar de juiste ontvangers.

Individueel is het snel werk - geen van deze taken duurt alleen erg lang. Maar als het team constant e-mails doorstuurt of moet verplaatsen naar mappen, zorgen deze kleine taken voor uren verloren productiviteit. Dat is de tijd die had kunnen worden besteed aan zinvoller werk.
Oplossing: gebruik workflows om tijd te besparen

Het handmatig sorteren van e-mails, elke dag, is een van de grootste zaken waar je tijd mee kan besparen.

Workflows maken het mogelijk om e-mails die in uw inbox binnenkomen automatisch toe te wijzen, te archiveren of te verwijderen. Je kunt zelfs automatische sjabloonantwoorden instellen op veelgestelde vragen.

Als jouw team één van deze 5 problemen hierboven tegenkomt, dan is het de hoogste tijd voor een gedeelde inbox tool. Met een paar eenvoudige functies kan MailFlowr jouw team helpen om de email weer op orde te krijgen.

MailFlowr is te gebruiken voor:
  • TOEWIJZEN van nieuwe e-mails aan teamgenoten
  • BESPREKEN van reacties met uw team
  • ANTWOORDEN sturen met de juiste informatie
  • VOLGEN wie elk bericht afhandelt
Het eindresultaat: De klant is blij, omdat deze, waarschijnlijk eerder dan verwacht, een reactie kreeg.
Het team is blij, omdat samenwerken zo eenvoudig en frustratieloos is.
De organisatie is blij, omdat er geen belangrijke berichten worden gemist.

Dit is slechts één scenario waarin MailFlowr drukke teams kan ondersteunen.

Als je wilt ontsnappen aan de problemen van een gedeelde mailbox, probeer MailFlowr dan 30 dagen.



Het zal niet lang duren voordat je inziet hoe deze (eenvoudige) tool jouw team kan helpen om beter samen te werken.

Vul onderstaande gegevens in voor een gratis demo versie:

MailFlowr by IT-solved
E-mail : verkoop@mailflowr.nl
Telefoon: 06-42427266

AVG compliant