Binnen 15 minuten operationeel, GEEN kleine lettertjes.

Het doel van de 4D-methode is om de e-mailproductiviteit te verhogen door de inbox georganiseerd en opgeruimd te houden.

De 4D methode is gebaseerd op de Eisenhower matrix voor time-management. De bedoeling is dat je deze stappen meteen toepast zodra er een e-mail binnenkomt. Dit voorkomt reacties zoals: “hier kijk later wel even naar”.

Wil je de inbox snel leeg hebben?
Wil je voorkomen dat de e-mails zich opstapelen in de inbox?
Volg dan de onderstaande 4D-stappen:

Drop it (Doe niet)

Deze regel is vooral belangrijk voor personen die elke e-mail die ze ooit hebben ontvangen in hun inbox bewaren, zowel gelezen als ongelezen.
Gooi de mail meteen weg of besluit de klus (to-do) niet te doen. Je besluit een klus niet te doen als je het voor je functie en/of voor jou persoonlijk niet belangrijk vindt en het verder ook niet dringend is.

Delegeren

Je geeft het document, telefoontje of de klus aan iemand anders om af te handelen. Je besluit iets te delegeren als je het voor je functie en/of voor jou persoonlijk niet belangrijk vindt, maar je het wel zodanig dringend vindt dat het moet gebeuren. Als je geen collega’s hebt aan wie je iets kunt delegeren, dan kun je er ook aan denken om een klus uit te besteden aan een freelancer of een bedrijf dat is gespecialiseerd in de klus die jij moest doen.

Decide when (Datum inplannen)

Je besluit dat je mail , het telefoontje of de taak later zult afhandelen, maar je plant wel meteen een tijdstip en datum in wanneer je dit dan gaat doen. Eventuele papieren of digitale documenten berg je meteen op in de juiste map of je maakt een nieuwe map aan. Je besluit een taak later te doen als je het wel belangrijk vindt maar niet dringend genoeg. NB: Mocht je niet meteen weten wat je met de mail of klus moet, plan dan in dat je er naar zult kijken zodat je alsnog kunt beslissen of je het gaat delegeren, zelf gaat doen of misschien alsnog gaat ‘deleten’.

Do it (Direct doen)

Je besluit direct actie te ondernemen en de mail, het telefoontje of de taak meteen af te handelen. Je besluit iets direct te doen wanneer je iets belangrijk vindt (voor jou persoonlijk of voor je functie) en je het tevens ook dringend vindt.

Pas je deze 4D-methode consequent toe op het afhandelen van je taken, dan zal je productiviteit omhoog gaan omdat je beter kunt beslissen wat prioriteit heeft en wat niet. Bovendien ga je hierdoor met meer plezier aan de slag gaan.

Begin vandaag nog met je 4 D’s. Succes ermee!